Preservação digital dos documentos de arquivo na Universidade Estadual Paulista

Abstract

A Universidade Estadual Paulista (Unesp) aprovou, em 2015, o Plano de Classificação e aTabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e em 2018 sua Política dePreservação Digital para Documentos de Arquivo. Como estratégia de implementação dapreservação digital, definiu-se o tratamento dos documentos produzidos a partir das sessões doConselho Universitário (CO), instância máxima da Universidade. Assim, o objetivo deste trabalho éapresentar como está sendo desenvolvido esse plano, as etapas e ações necessárias para otratamento desses documentos e caracteriza-se como um estudo exploratório descritivo,desenvolvido a partir do estudo de caso realizado sobre a preservação digital dos vídeos, áudios eatas dessas sessões. Realizou-se um mapeamento e o diagnóstico dos documentos de arquivoproduzidos nas reuniões. Definiu-se os metadados necessários para a preservação e para o acessoaos documentos, os formatos adequados para a preservação e para o acesso e, ainda, os requisitosnecessários ao repositório para preservação. Para o gerenciamento da preservação, a Universidadedecidiu utilizar o software Archivematica e para acesso, o AtoM. Os resultados mostraram-sepromissores com a identificação e preenchimento de todos os campos, garantindo-se aautenticidade e fidedignidade dos documentos originais, assim como também uma recuperaçãorápida e precisa.